Дата публикации:

Приказ о замещении на время отпуска: образец 2021 года

› Статья акутальна на: Сентябрь 2021 г. Во всех организациях иногда случаются ситуации, когда необходимо временно заменить одного из сотрудников. Для проведения этой процедуры по установленным правилам есть определенный разработанный алгоритм действий, начало которому дает приказ о замещении отсутствующего работника.

Поводом для замены кого-либо из персонала могут послужить самые разные обстоятельства.

Наиболее распространенные:

1. уход одного из сотрудников на больничный;
2. уход в декретный или плановый обычный отпуск;
3. отъезд в командировку и т.п.

Следует отметить, что не всегда в таких случаях назначается временный заместитель.

Обычно это требуется, когда отсутствие длится более трех рабочих дней или тогда, когда обязанности работника настолько значимы, что без них нормальная текущая деятельность фирмы невозможна.

Для того, чтобы запустить процесс по замещению временно отсутствующего сотрудника, необходимо сначала подобрать правильную кандидатуру на замену.Статьи по теме (кликните, чтобы посмотреть) Это должен быть человек, обладающий достаточной квалификацией, уровнем образования и опытом.

Он может трудиться на какой-либо должности внутри компании (в этом случае нужно будет заручиться еще и его письменным согласием) или принят «со стороны» на условиях совмещения. В некоторых ситуациях, для замещения длительно отсутствующего ценного «кадра», на работу принимается новый специалист – тогда с ним должен заключаться отдельный срочный трудовой договор с указанием конкретного ограниченного периода действия.

Мнение эксперта Новиков Олег Тарасович Юрист-консульт с 7-летним стажем. Специализируется в области уголовного права. Член ассоциации юристов. После того, как временный заместитель будет найдет, руководство издает приказ, в котором указывает необходимость замещения, а также условия, на которых оно будет происходить.

Затем с работником заключается дополнительное соглашение к действующему трудовому договору (если это кто-либо из специалистов компании) или же трудовой договор, и после этого человек может приступать к своим новым функциям.

Директора компаний почти никогда лично не занимаются созданием распорядительной документации. Чаще всего это делают руководители структурных подразделений, юрисконсульты или секретари – в зависимости от того, какое именно распоряжение нужно подготовить. Приказ о замещении временно отсутствующего работника обычно пишется по инициативе кадрового отдела и оформляется либо в самом отделе, либо секретарем.

Все разрабатываемые приказы должны на чем-то базироваться.

В частности, у каждого подобного распоряжения должно быть документальное основание и обоснование. В качестве основания может быть указана либо статья закона, имеющего непосредственное отношение к сути приказа, либо внутренний документ компании (например, какой-то акт, Положение учетной политики, служебная или докладная записка). С обоснованием все проще – это реальная причина, в связи с которой издается распоряжение.

Приказ относится к тем документам, которые всегда исходят от высшего руководства предприятия.

Поэтому данный документ должен быть подписан либо директором организации лично, либо сотрудником, который временно исполняет его обязанности. Также под приказом должны расписаться все лица, в отношении которых он издан и те, кто ответственен за его исполнение. Таким образом все вышеупомянутые работники засвидетельствуют то, что ознакомлены с распоряжением и готовы его выполнить.

Данный приказ можно писать в свободной форме – унифицированный его образен законодательно не установлен (за исключением государственных учреждений – там для всех распорядительных актов существуют свои стандарты). Однако некоторые руководители предприятий разрабатывают собственный шаблон приказа – если таковой в компании имеется, при составлении распоряжений необходимо ориентироваться именно на него. Как и оформление приказа, его формат произволен – это значит, что его можно делать в печатном виде или в рукописном, для определения законного статуса документа это никакого значения не имеет.

Только один нюанс нужно учесть – электронный бланк надо обязательно распечатать – для того, чтобы директор и все заинтересованные работники могли под ним расписаться. Что касается печати – она не обязательна (если только руководство не требует ее наличия). Все распорядительные бланки, подготовленные и подписанные, следует регистрировать в специальном учетном документе – журнале, который обычно находится у секретаря или другого работника, отвечающего за фиксацию начальственных распоряжений.

В журнал достаточно внести название приказа, дату его составления и номер.

Мнение эксперта Новиков Олег Тарасович Юрист-консульт с 7-летним стажем. Специализируется в области уголовного права. Член ассоциации юристов. Изданный приказ нужно в обязательном порядке сохранять определенный период времени – он определяется либо действующим законодательством, либо внутренними нормативными актами.

После того, как срок хранения пройдет, бланк можно передать в архив или утилизировать (с соблюдением процедуры, также прописанной в законе).

Уход работника в отпуск не должен влиять на работу организации. Поэтому, когда не удается распределить обязанности отпускника между оставшимися сотрудниками без увеличения трудовой нагрузки на них, оформляется совмещение или замещение.

Дополнительное соглашение к трудовому договору при совмещении должностей на время отпуска сотрудника может быть оформлено так: Дополнительное соглашение к трудовому договору от 22.12.2011 № 21-ТД Общество с ограниченной ответственностью «Шелковый путь», именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице генерального директора Шелкопрядова Г.С., действующего на основании Устава, с одной стороны, и Сметанина Людмила Константиновна, именуемая в дальнейшем «Работник», с другой стороны, совместно именуемые «Стороны», заключили настоящее соглашение о нижеследующем. 1. В связи с нахождением в ежегодном основном оплачиваемом отпуске старшего кассира Золотаревой Е.М.

Работнику в период с 16.05.2016 по 29.05.2016 включительно наряду с работой, определенной трудовым договором, поручается исполнение трудовых обязанностей Золотаревой Е.М. в соответствии с ее должностной инструкцией, с которой Работник ознакомлен до подписания настоящего соглашения.

3. Работник вправе досрочно отказаться от дополнительной работы, а Работодатель – досрочно отменить поручение о ее выполнении, предупредив об этом другую Сторону в письменной форме не позднее чем за 3 (три) рабочих дня.

4. Настоящее соглашение является неотъемлемой частью трудового договора. Сумма доплаты, причитающаяся работнику-совместителю, облагается НДФЛ, а также страховыми взносами в общеустановленном порядке.

Информация о том, что работник совмещал свою работу и работу сотрудника, находящегося в отпуске, не отражается ни в его трудовой книжке, ни в личной карточке, ни в табеле учета рабочего времени. Замещение на время отпуска представляет собой перевод какого-либо работника на место отпускника (ст.

72.2 ТК РФ). Т.е. работник на время замещения отпускника свои трудовые обязанности не исполняет, а только выполняет работу сотрудника, ушедшего в отпуск.

Временный перевод работника оформляется письменным соглашением между работником и работодателем. Такое соглашение можно сделать по аналогии с соглашением о совмещении, заменив в нем информацию на сведения, подходящие для конкретной ситуации (например, указав размер оклада на период замещения, а также информацию о том, что в период замещения работник выполняет только работу отпускника).

Так же, как и при совмещении, деньги, полученные работником за замещение отпускника, облагаются НДФЛ и страховыми взносами в обычном порядке. Если длительное отсутствие сотрудника в связи с декретным отпуском, продолжительной болезнью либо по другой причине может негативно отразиться на функционировании компании, тогда проводится замещение. Данное решение оформляется документально путем издания соответствующего распоряжения.

Важно понимать, как правильно составить приказ о замещении должности с возложением обязанностей на время отпуска.

Возложение должностных обязанностей временно отсутствующего сотрудника на другого работника, осуществляется с согласия последнего.

Для этого проводятся переговоры. По их результатам заключается дополнительное соглашение. После этого оформляется распоряжение. Порядок замещения временно отсутствующего сотрудника регламентируется Трудовым кодексом России. В частности, речь идет о статьях №60.2 и 151 данного нормативно-правового документа. Приказ на замещение на время отпуска основного работника составляется всегда. Приказ на замещение на время отпуска основного работника составляется всегда.

Распоряжение показывает, что возложение должностных обязанностей на другого подчиненного является волей руководителя компании и проводится с согласия сотрудника. Без приказа работники могут оспорить принятое решение директора предприятия при помощи суда либо трудовой инспекции.

Поэтому к составлению распоряжения надо отнестись максимально ответственно. Составлением распоряжений обычно занимаются сотрудники, приближенные к руководителю компании.

Это может быть начальник кадрового отдела либо секретарь. После написания, документ передается на рассмотрение начальству.

Если директора все устраивает, тогда он утверждает распоряжение. Приказ об исполнении обязанностей на время отпуска оформляется в свободной форме.

Может использоваться разработанный на локальном уровне фирменный бланк. Структура распоряжения должна состоять из таких частей:

• название документа. Пишется по центру листа, чуть ниже шапки;
• шапка. Располагается вверху. Представляет собой реквизиты компании;
• основная часть. Приводится текст касательно замещения должности;
• заключение. Ставятся подписи и дата.

В тексте приказа следует указать такие сведения:

1. название предприятия, его организационно-правовая форма;
2. дата и место составления документа;
3. наименование документа;
4. ФИО сотрудника, на которого возлагаются дополнительные должностные обязанности;
5. причина замещения;
6. величина доплаты за выполнение должностных обязанностей по замещению;
7. ссылка на документ, который выступает основанием для замещения;
8. сведения о замещаемой и основной должностях;
9. подписи.
10. даты начала и завершения замещения;

Эти данные отражаются в приказе в обязательном порядке. Остальная информация фиксируется в случае необходимости.

При оформлении распоряжения о замещении на период отсутствия основного работника, следует придерживаться таких правил:

• не исправлять текст ручкой, карандашом, корректором либо лезвием. В случае допущения ошибки лучше переписать приказ заново;
• придерживаться делового стиля написания;
• размер суммы доплаты за совмещение указывать цифрами и словами.
• писать грамотно, не допускать пунктуационных, синтаксических, грамматических ошибок;
• указывать номер документа;
• наименование бумаги писать по центру заглавными буквами, без знаков препинания в конце;

Мнение эксперта Новиков Олег Тарасович Юрист-консульт с 7-летним стажем. Специализируется в области уголовного права. Член ассоциации юристов. Приказ утверждается подписью руководителя компании. Она должна быть личной, оригинальной. Цифровые аналоги не допускаются. Если директор компании временно отсутствует по причине командировки, отпуска либо болезни, тогда вместо него приказ утверждает заместитель. Если директор компании временно отсутствует по причине командировки, отпуска либо болезни, тогда вместо него приказ утверждает заместитель.

Ниже приводится примерно такой текст: «С настоящим приказом ознакомлен… (ФИО)…(подпись)…(дата). Распоряжение подписывает работник, который будет замещать временно отсутствующего сотрудника. Этим он подтверждает факт ознакомления с приказом и свое согласие на выполнение дополнительной работы.

Если человек уходит в отпуск, то его трудовые обязанности можно возложить на другого. При этом нельзя просто на словах заставить другого работника выполнять дополнительные функции отсутствующего.

У каждого сотрудника есть должностная инструкция, в соответствии с которой он трудится. Если ему вменяются дополнительные функции, то он не обязан их исполнять, если не оформлен приказ о возложении обязанностей.

Передача дополнительной работы сопровождается соответствующей доплатой, о чем нужно указать в приказе. Выбирая замещающее лицо, следует внимательно отнестись к его уровню знаний, опыту.

Нужно сопоставить требуемый уровень квалификации с фактическим.

Некоторые должности требуют особого образования, знаний и опыта работы. Например, главного бухгалтера может заменить руководитель и в редких случаях другой сотрудник, если он соответствует необходимым требованиям.

Важный момент – прежде, чем переложить обязанности отсутствующего в связи с отпуском сотрудника на другого, нужно получить письменное согласие от претендента на замещение. Нельзя заставить работника выполнять должностные обязанности другого в связи с его отсутствием.

Процедура возложения функций на время отпуска должна носить добровольный характер. Чтобы получить согласие, следует простимулировать человека, например, доплатой или предоставлением отгулов в будущем.

Если уходит в отпуск работник не из руководящего состава, то его работу может выполнять другой специалист должного уровня и схожего уровня подготовки. Это может сотрудник такой же или похожей должности, либо из того же подразделения, что и отсутствующий. Мнение эксперта Новиков Олег Тарасович Юрист-консульт с 7-летним стажем. Специализируется в области уголовного права. Член ассоциации юристов. То есть работник должен максимально полно понимать суть обязанностей отпускника, а также должен быть согласен с возложением на него дополнительных функций. Член ассоциации юристов. То есть работник должен максимально полно понимать суть обязанностей отпускника, а также должен быть согласен с возложением на него дополнительных функций.

Рекомендуем прочесть:   Причина смены работы в анкете что писать

Случаи могут быть различные: от закрытия должности до временного замещения работника, который ушел в отпуск. Назначение обязательно сопровождается специальным распорядительным актом на совмещение. Он издается директором на основании письменного согласия сотрудника и допсоглашения к трудовому договору.

Образец приказа о совмещении должностей 2021 года содержит следующие сведения:

• Позиция, которую сотрудник будет занимать (в соответствии со штатным расписанием).
• Согласованные размеры компенсации (фиксированно или в процентном исчислении от оклада).
• Список добавленных обязанностей (либо отсылку к регламенту).
• Период работы — дату начала и окончания (при срочном договоре).
• Описание работы.

В законодательстве эти понятия различаются по следующим критериям.

Совместительство Совмещение Период выполнения работы В свободное от основных обязанностей время В течение основного рабочего времени на предприятии, где служащий выполняет свои основные обязанности Оформление Требуется заключение отдельного трудового договора (ст. 282 ТК РФ) Не нужно отдельного трудового договора Продолжительность рабочего времени Имеет ограничения и не может превышать 4 часов в день (ст. 284 ТК РФ) Равно продолжительности основного рабочего времени служащего (ч.

1 ст. 60.2 ТК РФ) Правила начисления доплаты Выплаты производят пропорционально отработанным часам, в зависимости от выработки или на других условиях, которые закреплены в трудовом договоре (ст. 285 ТК РФ) Работнику доплачивают (ст.

151 ТК РФ) Чтобы правильно подготовить образец приказа на совмещение должностей в одной организации 2021 года, необходимо:

• Получить согласие работника (обязательное требование закона, ст. 60.2 ТК РФ).
• Определить, какой вид работ будет временно выполнять сотрудник: обычную или требующую дополнительной квалификации. Например, учителю требуется медкнижка, сварщику — специальный допуск к работе и т. п. Если подобные требования имеются, нужно проверить работника на их соответствие.
• Установить сроки. Можно сразу обозначить конкретный период (с какого по какое число) или только описать ситуацию (на время болезни и т. п.).
• Определить размер доплаты (ст. 151 ТК РФ) и способ, как она будет установлена: в твердой денежной сумме или проценте от оклада.

Прежде чем составлять кадровый образец приказа о совмещении должностей на одном предприятии, необходимо получить согласие работника. Оформить его можно в произвольной форме, но обязательно в письменном виде. В бумаге следует зафиксировать волю работника, его согласие на выполнение дополнительной работы, ее длительность, содержание и объемы.

Ориентироваться здесь нужно только на правила документооборота, принятые в конкретной организации.

В качестве примеров оформления документа можно предложить такие варианты:

1. двустороннее соглашение между служащим и руководителем предприятия о выполнении дополнительной работы;
2. резолюция работника «согласен», дата и личная подпись на тексте предложения работодателя исполнять определенные обязанности.
3. одностороннее заявление служащего на имя директора организации;

При совмещении должностей этот факт требуется оформить соглашением.

Эта бумага выступает дополнением к заключенному между служащим и директором предприятия договору. В этом кадровом документе прописывают:

• Оплату.
• Состав и объемы работ.
• Период выполнения обязанностей.

Если есть инструкция, которая определяет порядок и обязанности по выполняемой работе, сотрудник должен ее изучить.

За дополнительный труд администрация доплачивает работнику (ст.

151 ТК РФ). Размер доплаты устанавливается по соглашению сторон.

При определении конкретной суммы учитывают содержание и объемы дополнительных функций. Налог за такую доплату также платит работодатель. Устанавливается доплата за дополнительный труд тем же приказом, что и сама подработка.

Новый образец приказа о доплате за совмещение должностей не нужен.

Просто убедитесь, что в распоряжении есть соответствующий пункт.

Сформулировать его можно, например, так: «За выполнение трудовой функции по должности помощника руководителя отдела кадров установить секретарю В.В. Викторовой ежемесячную доплату в размере 10 000 (десять тысяч) рублей». Служащий не может приступить к выполнению дополнительных обязанностей, пока не будет издан кадровый приказ о совмещении должностей (образец), унифицированная форма для такого распоряжения законом не установлена.

Приказ дает законное право приступить к выполнению дополнительных трудовых функций.

При составлении заполняют следующие пункты:

1. наименование организации;
2. Ф.И.О. служащего;
3. вид деятельности на дополнительной основе;
4. код документа и предприятия;
5. размер вознаграждения и период работы;
6. особые условия (при надобности).
7. должность;
8. трудовые функции;

Работник должен быть ознакомлен с этим нормативным актом под подпись. Если служащий хочет прекратить работать дополнительно, он должен уведомить организацию не позже чем за 3 рабочих дня (ст. 60.2 ТК РФ). Аналогичная норма действует и в отношении работодателя.

Если сотрудник сам отказался от дополнительной позиции, ему требуется оформить заявление, которое содержит просьбу об аннулировании соответствующего допсоглашения. Оформляется оно в произвольной форме, причины роли не играют. В заявлении указывают:

1. подпись заявителя.
2. саму просьбу об аннулировании соглашения (максимально лаконично и кратко);
3. дату его составления;
4. Ф.И.О., кому адресован документ (директору, прямому начальнику и т. п.);

Если прекратить процедуру решил руководитель предприятия, он должен уведомить об этом служащего.

Также обязательно следует оформить образец приказа о снятии совмещения должностей. Образец приказа об отмене совмещения должностей также не имеет установленной законом унифицированной формы. Поэтому он может составляться произвольно по правилам, принятым в организации.

В документе обязательно уточните:

1. на основании чего оформлен приказ;
2. должность по совместительству, обязанности по которой прекращаются.
3. дату окончания обязательств;

Поделитесь с друзьями: Вместе с эти материалом часто ищут: Журнал ознакомления с локальными нормативными актами — это официальный документ, который подтверждает, что работники ознакомлены с правилами и условиями, которые влияют на рабочую деятельность.

22 мая 2021 Ненормированный рабочий день — это такой режим, при котором сотруднику время от времени проходится трудиться за пределами установленного для него рабочего дня. Для работодателя это имеет ряд преимуществ.

Разберемся, кому и как можно его оформить. 8 января 2021 Рассмотрим, как правильно оформить переименование должности, если трудовая функция сотрудника не меняется. 14 августа 2017 Увеличение заработной платы бюджетникам должно сопровождаться изданием приказа.

Разберемся в процедуре повышения и приведем образец приказа о повышении зарплаты и оклада.

11 января 2021 × Еженедельная рассылка Каждый понедельник вы будете получать подборку самых интересных материалов за прошедшую рабочую неделю Подписаться